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「ビジネスマナー」って難しい？【アクセスジョブ仙台】
2023.11.06
皆さま、こんにちは！
生活（自立）訓練＆就労移行支援を行っているアクセスジョブ仙台です🍍✨
今回はビジネスマナーについてのお話です。
ビジネスマナーの基本的な行動は、
①元気にあいさつをする。
②お礼や謝罪をはっきりと伝える。
③身だしなみをいつもきれいに整える。
④時間や約束を守る。
⑤仕事に関して報告、連絡、相談をする。
以上の5つとなります。 この基本的な行動も各項目の中で少しずつ触れながらご紹介していきます。
まずは、「企業の一員としての意識」、「挨拶とＴＰＯ」、「仕事に向き合う姿勢」、「様々なシーンでのビジネスマナー」の4つに分けてご説明させていただきますね。
私も勉強して、形式ばったルールを意識することも大事ですが、その基本的な考え方をきっちり身につけることがより大切だと思いました。
【企業の一員としての意識】
私は転校が多く、学校は複数通いました。 大人になってからはアルバイトや就職、そして転職を体験しました。 一方、運動クラブやサークル、地域活動団体にも所属したことがあります。 それぞれの団体・組織には思い描く理念、方針、ルールなどがありました。 企業（様々な事業主含む）に入社したら、企業理念をよく理解し、それに対して自分なりの考え方を持つことに意味があることを知りました。 就職したら就業規則に目を通し、ルールなど決まりごとも知っておきましょう。 入社後すぐに全てを覚えるのは無理ですので、そこは働きながら経験し身につけていけばよいと思います。
また、上司や同僚、得意先などのパートナーを尊重し、人の考えを素直に受け入れることが大切だとも思いました。 人と違った考えを持つことはとても大切です。 でもその前にまずは相手を受け入れ、そのうえで自分の考えを持つ方がよいと思います。 そしてその企業での自分の役割を確認してみることが最初だと思います。 入社後は企業の一員です。 その意識をもって自分の役割を確認しながら働くことが大切だと思います。
【挨拶とＴＰＯ】
「ＴＰＯ」って聞いたことありますか？ 私はなんとなくイメージだけ持っていました。 インターネットで検索してみると、「Time（時間）、Place（場所）、Occasion（場面）という３単語の頭文字を繋げた言葉」とありました。 和製英語で海外では通じないみたいですね。 次に辞書でも引いてみました。 「時や場所や場合による、服装や言葉遣いなどの使い分け」とありました。 得意先ではジャケットなど上着をきる。 自社オフィスでは動きやすいよう上着は脱ぐ。 工事現場ではヘルメットをかぶる。 それぞれのシーンや場所、季節に合わせた服装、言葉遣いが必要です。 また働く業界や企業によっても違います。 例えばＩＴ業界ではカジュアルな服装で、話し言葉もフランク。 金融業界ではきっちりしたＹシャツに、丁寧な言葉遣い。 あくまでも私個人のイメージですが、そんな感じがします。 ＴＰＯに関する基本的なことを覚えて、その企業や業界にあうように柔軟な姿勢で対応することが大切だと思います。 挨拶はとても大事です。 直接会った時、電話の時、メール連絡の時など、挨拶からはじめるのがよいと思います。 私は所属していたサッカーチームのコーチから卒業の時に教えてもらいました。
人と生活していく中で、「あいさつ」と「笑顔」、これが基本だと。
【仕事に向き合う姿勢】
入社したら研修がある企業や、いきなり実務をしながら仕事を覚えていく企業など様々です。 まずはその企業のやり方、進め方に身をおきましょう。 次に自分の役割ができて業務を始めたなら、目的をもって取組むことです。 この業務をおこなうことで、お客様やお取引先にどういった利益や価値を提供することができるのか。会社には何で貢献できるのか。 目的が自分にあるのとないのとでは、困難にあった時に大きな違いがでてきます。 悩んだら上司に相談してもかまわないと思います。 相談することで自分の考えが膨らみます。 部下に頼られる上司も、誇らしげに感じるかもしれません。
一人で解決する必要はありません。
上司や同僚は仲間です。 助けられることもあれば、助けることもあります。 そのための報告、連絡、相談です。 そういう風に感じると気持ちが軽くなる私でした。
【様々なシーンでのビジネスマナー】
最後に様々なシーンでのビジネスマナーに関してご紹介させていただきます。
詳しくは後日のブログでご紹介しますので、ここではポイントだけをご説明します。
・勤務中のマナー
挨拶：笑顔で自分からおこなう。立止まって目を見て挨拶する。お客様や上席者には軽く礼をする。
言葉遣い（敬語の種類）： 尊敬語、謙譲語、丁寧語があります。例えば尊敬語では、「お・ご・御」などの接頭語を名詞につける（ご家族、御社など）。 敬意を表わす言葉で話す（おっしゃる、召し上がるなど）。「ご（お）…になる」などをつける（お帰りになる、ご覧になる）。
時間：出勤時間、休憩時間、訪問時間、会議時間、退社時間。様々な時間を守る。5分前集合が必要です。
感謝：お客様への感謝。同僚への感謝。上司への感謝。取引業者への感謝。感謝に始まり感謝に終わるとも言います。
・電話対応
電話を受ける時：最初が大切です。丁寧にゆっくりと次のことを伝えましょう。
「お電話ありがとうございます。〇〇会社、〇〇部の〇〇です。」
電話を掛ける時：相手が電話にでたら所属と名前を伝え、次のことを確認しましょう。
「お忙しいところ失礼いたしますが、お時間少しよろしいでしょうか？」
＊ビジネス電話では、「もしもし」は上から目線になるので使用しません。
・来客対応
挨拶：状況に合わせて丁寧にお伝えします。「雨の中、わざわざお越しいただきありがとうございます。」
案内：自分への来客でなくても取次をする場合もあります。必ず席は上座をご案内します。
見送り：来訪者の姿が見えなくなるまで見送ります。
・訪問時のマナー
受付：まず所属や名前を最初に伝えた後、先方の所属と名前、アポイントの時間を伝えます。 「〇〇部〇〇様と１５時に打合せのお約束で参りました。」
着席：少し待つ場合、先方が来られたら席を立って挨拶します。
＊コートは受付へ訪問前に脱ぎ、受付を出てから羽織します。
＊スマートフォンはマナーモードへ必ず切替えます。
【ビジネスマナー】まとめ
いかがでしたか？ ビジネスマナーと聞くと様々なケースでのやり方が気になるところですが、最初にご紹介した「企業の一員としての意識」、「挨拶とＴＰＯ」、「仕事に向き合う姿勢」の考え方が大切です。
それを意識して行動することが、ビジネスマナーに繋がります。
就労移行支援事業所「アクセスジョブ」ではいつでも見学や無料体験を受け付けています。 ぜひお気軽にご連絡・ご相談ください。
笑顔のスタッフがお待ちしております🌸
※今回のブログは、アクセスジョブの公式HPコラムより引用しております。
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